为什么企业需要 RPA(Robotic process automation)呢?问这问题前,首先要明白 RPA 并不是人工智慧(Artificial intelligence, AI),而是个人工智慧时代的「程序员」,为什么这么说呢?我们发现所谓的数位化历程就像是个物种的演化史,是需要循序渐进,一步一步进行的

谈及 AI 最为重要的指标,首先就是「数据」,对于任何一个公司来讲,数据的质量和数量都非常重要,到 2022 年时,90% 的公司战略会直接以数据为驱动力,如果没有准备够「Data」弹药,在环境、规则、需求变动得越来越快的现代,这场数位化的战恐怕会很难打下去。

为什么企业需要 RPA?RPA将赋予企业什么?
多数企业都需要一个引子去启动任何新事物带来的变革,这个过程就像要企业、公司突然放下手边老式的 IE 浏览器改去使用 Firefox 或 Chrome,或是作业系统从 Windows 改成使用 Linux 。这些令人措手不及的状况,都可以同理到那些在组织待的比较长并已经习惯既定模式的员工的反抗心理,即便我们先有心理准备,现实跟理想的差距总是比我们预期的大。

相信许多企业开始探讨机器学习、深度学习等的愿景之前,也开始回头检视自己目前的实际状况,到底有没有折衷的方法可以让目前的办公室流程加速又能不用换系统,RPA 其实就是这样的需求背景下的产物。他可以用很快的速度「重复处理」人工的电脑作业,技术上也仅简单的在使用者图形界面上加入了自动化而已。

从办公室端的使用者来看,通常 RPA 系统导入顾问只要稍微展示一下影片介绍 RPA 概念,例如如何快速自动订单资料到销售系统,客户就会很兴奋地开始想像自己有多少个无聊重复又冗长的工作,并向顾问提出不同类型的工作丢给软体机器人执行的可能性。但若换成工程师的视角,可能会觉得瞠目结舌,心想其实技术上很简单啊!为什么不透过 IT 部门写几个程式脚本去解决呢?除了根本找不到公司的 IT 公司的技术部门通常无法帮忙处理的原因外,或许可以根据 Gartner 的行业调查,从四点企业在运用 IT 系统的现况来看出端倪。

80% 的公司没有单一的企业资源规划(Enterprise Resource Planning, ERP)系统。

即使是包含各种模组像财务、HR、通路、原料管理…等功能完善的 ERP 领导厂牌如 SAP、Oracle、Salesforce 等等,都很难真正落地到各式各样且繁杂细琐的公司业务需求。此外写开发客制化程式硬是去修改系统成用户所想要的样子的过程中,也会使得整个系统被卡死在目前的状态。而现实环境是动态的,企业不一定一直有预算和资源,找原先负责的厂商去持续因应变动的环境,继续进行客制化程式的开发。

为什么企业需要 RPA?RPA将赋予企业什么?
大型企业(市值超过 $10 亿美元)至少有 100 种不同应用程式和系统的资料记录。包含 Google、Microsoft、HP 等,全球已经超过 1/3 的企业都已经导入 RPA 系统,相信大型科技企业完全不缺乏顶尖的工程师,但我们总是得先思考效益问题,到底要保持现有的工作流程,还是要另起炉灶去整合、连接不同的系统,衡量评估后建立新系统所需要付出的成本和人力不见得较少。

服务导向架构(Service-Oriented Architecture, SOA)专案和大型资讯系统专案 没有真正实现他们应有的商业价值。

可想而知要撼动一个复杂的大型 IT 专案,没有足够的准备、各方配合、够力的主导…的话,成功机率就会极低,更何况如果任何专案只要不成功就会使得流程更加零碎。

第四点是接续这第三点而生的,其实企业高层比你想像中更急得想让公司转型,但是有些企业型态是无法有任何系统转换上的失误,譬如银行、保险业和金融业等。

那在来说说 RPA 该怎么解决以上这些问题

假设你原先导入的 ERP 系统无法自动把采购申请( Purchase Request )转成采购订单( Purchase Order),导入的厂商就没办法帮你客制,因而需要多了许多人工作业去弥补这一段落差,这时就可以考虑用 RPA 系统来衔接操作不同的数位操作画面。现在的 RPA 技术也越来越进步,针对应用软体的使用者介面上像是按钮、工作视窗或是萤幕大小等细微变动的容忍度越来越好, RPA 会自行调整去因应目前的环境。

RPA 的核心精神就是「串连」, 它是一种不具侵入性的系统软体,像是以 Citrix、.NET、HTML、Java 等技术所开发出的应用软体大多都 RPA 支援,此外常见商业系统软体如 Mainframe Terminals、SAP、Oracle、Blackline 等等 RPA 也支援。重点是 RPA 的开发成本相较 ERP 的修改或换制来的低很多。

当大型 IT 专案失败做坏了后,累的还是员工,应该有许多白领都被这种因为更换系统所衍生的事情所折磨的经验。RPA 系统的导入规模比较小,光刚开始流程分析的选择就会审视到流程细节每一步骤的,大处着眼小处着手,配合敏捷式的专案管理,可以让开发时程缩短到以月计算,这样风险也会比较低. 推荐阅读:RPA 能给企业带来什么好处

如果公司评估利弊风险过后,决定继续沿用传统的系统,或着原本维护的系统厂商都已经倒闭,或因为市场环境和消费者的转变加快到人工无法负荷时,那 RPA 或许是合适做数位转型的方法。

所以即使是这头数位猿人,在这个大众认知还很懵懂的初期市场非常需要有相关工作经验的人才或有兴趣想了解的人投入,一起形成一个健康的产业生态圈 !